Skip to content 
När arbetsplatsen är nystädad märks det sällan bara i dammfria ytor och tömda papperskorgar. Det märks i första intrycket hos kunder, i trivseln under arbetsdagen och i hur väl lokalerna håller över tid. En guide till kontorsstädning avtal hjälper er att gå från en allmän önskan om rena lokaler till en tydlig överenskommelse där både omfattning, ansvar och pris är klara från början.
Ett kontorsstädningsavtal ska fungera i vardagen, inte bara se bra ut på papper. Därför behöver avtalet spegla hur många som arbetar i lokalerna, hur ytorna används och vilka tider som passar verksamheten. Ett mindre kontor med få besökare behöver något annat än en mottagning, butik eller arbetsplats med hög genomströmning varje dag.
Börja med lokalernas verkliga behov
Det vanligaste misstaget är att beställa städning utifrån antal kvadratmeter enbart. Ytan spelar roll, men belastningen är ofta viktigare. Ett konferensrum som används några timmar i veckan har andra behov än ett pentry där 30 personer äter lunch varje dag.
Gå därför igenom lokalen rum för rum innan ni begär offert. Notera hur ofta toaletter används, om entrén får in grus och väta, om det finns dusch eller omklädningsrum och hur många arbetsplatser som faktiskt nyttjas. Tänk också på säsongen. Under höst och vinter kan entréer, golv och mattor behöva mer regelbunden skötsel än under torrare månader.
Ett bra avtal skiljer mellan löpande moment och behov som uppstår mer sällan. Den återkommande kontorsstädningen kan exempelvis omfatta dammsugning, golvvård enligt överenskommen metod, avtorkning av fria ytor, rengöring av kök och hygienutrymmen samt tömning av avfall. Fönsterputsning, djuprengöring, rengöring efter internflytt eller storstädning bör normalt beskrivas som tilläggstjänster eller planerade extrainsatser.
Guide till kontorsstädningsavtal: skriv vad som ingår
Formuleringen ”kontorsstädning en gång i veckan” är för vag. Ett användbart avtal beskriver vilka ytor som ska städas, vilka moment som ingår och hur ofta de ska utföras. Det minskar risken för olika förväntningar efter några månader.
Var särskilt tydliga med gränsdragningen mellan fria ytor och personliga arbetsplatser. Många städföretag torkar av fria skrivbord, men inte skrivbord med datorer, papper, känsliga handlingar eller privata föremål. Det är en rimlig säkerhetsfråga, men ska vara klart för alla på arbetsplatsen. Medarbetarna behöver veta vad de ska plocka undan före städningen och vilka rutiner som gäller för konfidentiellt material.
Samma sak gäller köket. Ska disken ingå, eller ska den vara undanplockad innan städpersonalen kommer? Ska kylskåp rengöras invändigt varje månad, eller endast vid beställd extratjänst? I hygienutrymmen bör ni ange om påfyllning av tvål, papper och andra förbrukningsvaror ingår, och vem som står för inköp och leverans.
En tydlig arbetsbeskrivning är inte ett tecken på misstro. Den gör det lättare för städpersonalen att arbeta effektivt och för er att följa upp kvaliteten på ett rättvist sätt.
Anpassa frekvensen efter verksamheten
Städfrekvensen ska ge en konsekvent nivå, inte bara rätt antal besök. För ett kontor med begränsad personalstyrka kan städning en eller två gånger i veckan vara tillräckligt. Om lokalen har många dagliga besökare, kundmöten, gemensamt kök och flera toaletter kan flera tillfällen i veckan vara mer lämpligt.
Det kan också vara klokt att dela upp momenten. Toaletter, pentry och entré kan behöva daglig eller tätare skötsel, medan dammtorkning av mindre använda ytor kan göras mer sällan. Den lösningen kan ge bättre hygien där behovet är störst, utan att kostnaden fördelas på moment som inte behöver utföras lika ofta.
Be om en lösning som går att justera. Verksamheter förändras, med fler eller färre medarbetare, nya lokaler och varierande kundflöden. Ett avtal med möjlighet att ändra frekvens eller lägga till insatser efter överenskommelse ger bättre kontroll än en fast nivå som snabbt blir fel.
Kontrollera pris, material och villkor
Det lägsta priset är inte alltid den mest ekonomiska lösningen. Om arbetsbeskrivningen är otydlig kan extra arbete, material eller transporter tillkomma senare. Be i stället om en offert där det framgår vad som är fast pris, vad som debiteras vid tillägg och hur eventuella avgifter för material och transport hanteras.
För större kontor eller lokaler med särskilda förutsättningar är ett platsbesök ofta värdefullt. Då kan städföretaget bedöma golvtyper, tillgång till vatten, förvaringsutrymmen, avfallslösningar och säker passage i lokalen. Det skapar en mer träffsäker prisbild än en uppskattning som bygger på yta och några få uppgifter.
Kontrollera även vad som gäller om städningen behöver avbokas, flyttas eller utökas med kort varsel. Ett flexibelt upplägg är särskilt värdefullt för företag med möten, event eller skiftande bemanning. Samtidigt behöver leverantören rimlig framförhållning för att kunna planera personalen. Bra villkor tar hänsyn till båda parter.
Säkerhet, nycklar och tillträde måste vara reglerat
Kontorsstädning sker ofta efter arbetstid, vilket gör tillträdesrutinerna centrala. Avtalet bör ange hur städpersonalen kommer in, vem som ansvarar för nycklar, taggar eller larmkoder och vad som händer om något behöver ändras. Begränsa tillträdet till de ytor som ska städas när det är möjligt.
Fråga hur leverantören arbetar med personal, introduktion och sekretess. På ett kontor kan det finnas kunduppgifter, datorutrustning, avtal och annat material som kräver omsorg. Städpersonalen ska känna till era praktiska regler, exempelvis vilka rum som är låsta, hur larm hanteras och vad som aldrig får flyttas.
Det är också klokt att utse en kontaktperson på båda sidor. När någon kan svara snabbt på frågor om förändringar, felanmälningar eller tillträde undviker ni onödiga avbrott och missförstånd.
Bestäm hur kvaliteten ska följas upp
Kvalitet handlar inte om att leta fel efter varje städtillfälle. Det handlar om att ha en enkel rutin som gör att avvikelser tas hand om innan de blir återkommande problem. Bestäm hur ni lämnar återkoppling och när ni följer upp avtalet, till exempel efter de första veckorna och därefter med jämna mellanrum.
En kontrollista kan vara användbar för större eller mer komplexa lokaler, men den behöver vara praktisk. Fokusera på de områden som påverkar arbetsmiljö och intryck mest: hygienutrymmen, kök, entré, golv och avfall. För detaljerad kontroll av varje liten yta riskerar att ta fokus från helheten.
Fråga också vad som gäller om resultatet inte motsvarar överenskommelsen. En seriös leverantör ska ha en tydlig process för återkoppling och åtgärd. STG Clean arbetar exempelvis med en två veckors nöjdhetsgaranti, vilket ger kunden en trygg väg till uppföljning om något behöver rättas till.
Läs avtalsperioden med samma omsorg som städlistan
Avtalslängd, uppsägningstid och prisjusteringar är lätta att missa när fokus ligger på själva städningen. Men de avgör hur enkelt det blir att anpassa tjänsten om behoven förändras. Läs villkoren innan start och kontrollera när uppsägning ska ske, hur prisändringar kommuniceras och om det finns bindningstid.
En längre avtalsperiod kan ge stabilitet och bättre planering, särskilt när lokalerna har ett tydligt och varaktigt behov. För en verksamhet i förändring kan en kortare uppsägningstid vara bättre. Rätt val beror på er situation, men det ska vara ett medvetet val.
Ett bra kontorsstädningsavtal skapar arbetsro på flera nivåer. När uppdraget är tydligt kan städningen utföras med rätt prioriteringar, och när kommunikationen fungerar slipper ni lägga tid på att jaga svar eller reda ut detaljer. Be om en offert som bygger på era lokaler och era rutiner – då får ni ett upplägg som håller även när arbetsdagen är som mest intensiv.